Forma czynności prawnej: kiedy wystarczy forma dokumentowa, a kiedy potrzebny jest notariusz?

Wprowadzenie: po co w ogóle forma czynności prawnej?

Forma czynności prawnej to nic innego jak sposób złożenia oświadczenia woli – czyli tego, w jaki sposób „mówimy” prawu: chcę sprzedać, chcę kupić, chcę pożyczyć, chcę się zobowiązać. Polski Kodeks cywilny co do zasady dopuszcza pełną swobodę w zakresie formy, ale w wielu przypadkach wprowadza wyjątki, w których konieczne jest zachowanie konkretnej formy – dokumentowej, pisemnej, z podpisem elektronicznym, a czasem wręcz formy aktu notarialnego.

Praktyczne znaczenie formy jest ogromne. Może chodzić wyłącznie o łatwiejsze udowodnienie istnienia umowy, ale może też chodzić o ważność całej czynności. Błędne przyjęcie, że „wystarczy umowa na mailu”, gdy przepisy wymagają formy aktu notarialnego, może wprost prowadzić do nieważności czynności (art. 58 k.c. w zw. z art. 73 k.c.).

Poniżej krok po kroku omawiam, kiedy forma dokumentowa jest wystarczająca, kiedy konieczna jest co najmniej forma pisemna, a kiedy trzeba bezwzględnie skorzystać z usług notariusza.

Podstawowe regulacje: art. 73–78¹ Kodeksu cywilnego

Punktem wyjścia jest art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego:

„Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.”

Zasada jest więc taka: dopóki przepis wyraźnie nie mówi, że brak formy powoduje nieważność, mówimy tylko o skutkach dowodowych (czyli o trudnościach w udowodnieniu faktu zawarcia umowy i jej treści). Dopiero przy wyraźnym rygorze nieważności brak wymaganej formy oznacza, że czynność w ogóle nie wywołuje skutków prawnych.

W kontekście omawianego tematu kluczowe są następujące przepisy:

Art. 73 § 2 k.c.: „Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.”

Art. 77² k.c.: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Art. 78 § 1 k.c.: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.”

Art. 78¹ § 1 k.c.: „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej niezbędne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

Różnice między tymi formami są zasadnicze. Forma dokumentowa jest najszersza i najbardziej elastyczna – obejmuje np. e‑maile, SMS-y czy nagrania. Forma pisemna wymaga już własnoręcznego podpisu. Forma elektroniczna – kwalifikowanego podpisu elektronicznego. A nad tym wszystkim „króluje” forma aktu notarialnego.

Forma dokumentowa – najniższy szczebel „drabiny”

Forma dokumentowa została wprowadzona do Kodeksu cywilnego ustawą z 2016 r. jako odpowiedź na realia obrotu elektronicznego. Kluczowy jest tu art. 77² k.c., który definiuje wymogi tej formy. Dokumentem w rozumieniu art. 77³ k.c. jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, a nie – jak dawniej – wyłącznie fizyczny nośnik papierowy.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2019 r., I CSK 522/17:

„Po wprowadzeniu art. 77³ k.c. dokumentem jest każdy nośnik informacji pozwalający na ustalenie treści oświadczenia woli, niezależnie od tego, czy jest to nośnik materialny, czy niematerialny, o ile tylko treść może zostać utrwalona i odtworzona.”

W praktyce oznacza to, że oświadczenie woli złożone za pomocą e‑maila, SMS-a czy komunikatora internetowego może mieć formę dokumentową, pod warunkiem że możliwe jest ustalenie, kto je złożył (identyfikacja nadawcy). Nie jest wymagany podpis w rozumieniu art. 78 k.c.

Przykład z życia

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy ustala z kontrahentem warunki sprzedaży hurtowej za pośrednictwem korespondencji e-mail. Strony szczegółowo uzgadniają ceny, terminy dostaw i warunki płatności. Do zawarcia umowy dochodzi w formie dokumentowej. Taka umowa, o ile przepisy szczególne nie wymagają formy wyższej (np. pisemnej pod rygorem nieważności), jest ważna i wiążąca.

Radca prawny – fikcyjny redaktor portalu, mec. Anna Lis – zwraca uwagę:

„W praktyce obrotu gospodarczego forma dokumentowa stała się standardem. Przedsiębiorcy zawierają umowy przez e‑mail, potwierdzają oferty SMS-em, negocjują na komunikatorach. Ważne jest jednak, aby umieć wykazać, że dana korespondencja rzeczywiście pochodzi od konkretnej osoby – problemem może być np. korzystanie z prywatnych adresów e‑mail bez mechanizmów uwierzytelniania.”

Skutki zastrzeżenia formy dokumentowej

Jeżeli ustawa lub strony w umowie zastrzegą formę dokumentową „dla celów dowodowych” (ad probationem), to brak tej formy nie powoduje nieważności czynności, ale może ograniczać dowodzenie jej istnienia w procesie cywilnym. Art. 74 § 1 k.c. stanowi:

„Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy nie może być w razie sporu między stronami dowodzona za pomocą zeznań świadków lub przesłuchania stron na fakt jej dokonania lub jej treść.”

Ograniczenie to nie jest jednak bezwzględne, ponieważ istnieją wyjątki z art. 74 § 2 i 3 k.c. (np. gdy obie strony wyrażą zgodę na takie dowody, gdy jest uprawdopodobnione dokonanie czynności na piśmie, a dokument zaginął lub został zniszczony). Nie zmienia to faktu, że w interesie stron leży zachowanie przynajmniej formy dokumentowej dla umów przekraczających drobne, codzienne czynności życia.

Forma pisemna – nadal podstawa w wielu dziedzinach

Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. Brak podpisu zasadniczo oznacza brak zachowania formy pisemnej, choć orzecznictwo dopuszcza pewne wyjątki, np. gdy treść oświadczenia i podpis znajdują się na odrębnych, ale pozostających w związku dokumentach.

Sąd Najwyższy w wyroku z 17 czerwca 2009 r., I CSK 495/08, stwierdził:

„Dla zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy, by podpis znalazł się na dokumencie, który pozwala ustalić powiązanie pomiędzy treścią oświadczenia a osobą, która je złożyła, choćby podpis i treść oświadczenia znajdowały się na odrębnych kartach, jeżeli z okoliczności sprawy wynika ich łączność.”

Forma pisemna może być:
– zastrzeżona pod rygorem nieważności (ad solemnitatem),
– zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych (ad probationem),
– zastrzeżona dla wywołania określonych skutków dodatkowych (ad eventum).

Gdzie ustawodawca wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności?

Przykładowo:

– Umowa o pracę – art. 29 § 2 Kodeksu pracy co prawda nie przewiduje rygoru nieważności, ale nakazuje potwierdzenie na piśmie warunków umowy; brak pisemnej formy nie czyni umowy nieważną, ale rodzi inne skutki (problemy dowodowe, odpowiedzialność pracodawcy).

– Umocowanie do zawarcia umowy wymagającej formy szczególnej – art. 99 § 1 k.c.:

„Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.”

– Umowa leasingu finansowego, niektóre umowy bankowe – często przepisy szczególne lub regulacje sektorowe przewidują obowiązek zachowania formy pisemnej.

Szczególnie klasyczny przykład dotyczy umowy poręczenia, art. 876 § 2 k.c.:

„Oświadczenie poręczyciela powinno być złożone na piśmie pod rygorem nieważności.”

Brak pisemnej formy oświadczenia poręczyciela czyni poręczenie nieważnym. W praktyce oznacza to, że np. zgoda poręczyciela wyrażona w e‑mailu nie będzie wystarczająca, jeśli nie zostanie opatrzona własnoręcznym podpisem lub – w dobie elektronizacji – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zrównanym z formą pisemną.

Relacja między formą pisemną a dokumentową

Forma dokumentowa jest „niższym szczeblem” niż forma pisemna. Jeżeli przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, zachowanie jedynie formy dokumentowej (np. sama korespondencja e-mail, bez podpisu) nie wystarczy.

Jak trafnie ocenił Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2019 r., VI ACa 1242/17:

„Forma dokumentowa nie jest formą równorzędną formie pisemnej. Spełnia inne cele i oferuje inny poziom bezpieczeństwa obrotu. Toteż w sytuacji, gdy ustawa wprost wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, zachowanie wyłącznie formy dokumentowej nie wypełnia wymogu ustawowego.”

Forma elektroniczna – „pisemność” w wydaniu cyfrowym

Forma elektroniczna, uregulowana w art. 78¹ k.c., wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie wystarczy zwykły podpis skanowany, podpis w PDF, podpis profilem zaufanym (choć ten ostatni w relacji z administracją publiczną jest szeroko akceptowany i zrównany z podpisem własnoręcznym na gruncie przepisów szczególnych).

Art. 78¹ § 2 k.c. przesądza:

„Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”

To bardzo istotne – jeżeli przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym w pełni zaspokaja ten wymóg.

Mec. Paweł Kruk, fikcyjny redaktor portalu, komentuje:

„W praktyce obrotu profesjonalnego kontrakty z dużymi podmiotami coraz częściej są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z punktu widzenia Kodeksu cywilnego nie ma znaczenia, czy umowa leasingu, najmu czy pożyczki została podpisana „na papierze”, czy kwalifikowanym podpisem – skutek prawny jest tożsamy, o ile przepisy szczególne nie przewidują czegoś innego.”

Forma aktu notarialnego – kiedy potrzebny jest notariusz?

Forma aktu notarialnego jest najbardziej sformalizowaną spośród form czynności prawnych. Zastrzeżenie takiej formy niemal zawsze oznacza rygor nieważności. Podstawowe znaczenie ma tu art. 92 ustawy Prawo o notariacie, ale zakres czynności, które muszą mieć formę aktu notarialnego, wynika głównie z Kodeksu cywilnego i ustaw szczególnych.

Kluczowe przykłady:

– Umowa sprzedaży nieruchomości – art. 158 k.c.:

„Umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.”

Przyjmuje się, że wymóg formy aktu notarialnego dotyczy zarówno umowy zobowiązującej, jak i rozporządzającej. Brak tej formy powoduje nieważność umowy (art. 73 § 2 k.c. w zw. z art. 158 k.c.).

– Umowa darowizny nieruchomości – art. 890 § 1 k.c.:

„Oświadczenie darczyńcy powinno być złożone w formie aktu notarialnego.”

– Ustanowienie odrębnej własności lokalu – art. 7 ustawy o własności lokali:

„Ustanowienie odrębnej własności lokalu następuje w drodze umowy w formie aktu notarialnego.”

– Umowa majątkowa małżeńska (intercyza) – art. 47 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego:

„Małżonkowie mogą przez umowę zawartą w formie aktu notarialnego wspólność ustawową rozszerzyć lub ograniczyć, jak również od niej odstąpić albo ją przywrócić.”

W orzecznictwie nie budzi wątpliwości, że brak formy aktu notarialnego w powyższych przypadkach skutkuje nieważnością. Sąd Najwyższy w uchwale z 15 lutego 2019 r., III CZP 84/18, wskazał:

„Zastrzeżenie formy aktu notarialnego dla czynności przenoszącej własność nieruchomości ma charakter bezwzględnie obowiązujący i zmierza do zapewnienia bezpieczeństwa obrotu. Naruszenie tego wymogu prowadzi do nieważności czynności prawnej bez względu na zamiar stron.”

Dlaczego ustawodawca wymaga aktu notarialnego?

Powody są co najmniej trzy:

Po pierwsze, wzgląd na bezpieczeństwo obrotu – przy nieruchomościach, małżeńskich umowach majątkowych czy czynnościach o dużej doniosłości skutków ustawodawca chce zapewnić profesjonalne pouczenie stron przez notariusza.

Po drugie, rola dowodowa i prewencyjna – akt notarialny jest dokumentem urzędowym, korzystającym ze szczególnej mocy dowodowej. W razie sporu sądowego strona powołująca się na akt notarialny ma istotną przewagę dowodową.

Po trzecie, wymogi rejestrowe – wiele czynności wymagających aktu notarialnego wiąże się z wpisem do księgi wieczystej lub innych rejestrów (np. KRS, rejestr małżeńskich umów majątkowych).

Przykład z życia: „kupno mieszkania na maila”

Wyobraźmy sobie sytuację: strony uzgadniają wszystkie warunki sprzedaży mieszkania poprzez e‑maile. Wymieniają się skanami dowodów osobistych, ustalają cenę, termin wydania, a nawet w przelewie zaliczki w tytule wpisują „zaliczka na zakup mieszkania przy ul. X”.

Mimo to, bez podpisania aktu notarialnego nie dojdzie do skutecznego przeniesienia własności nieruchomości. Umowa zawarta wyłącznie w formie dokumentowej (mailowej) jest nieważna jako umowa sprzedaży nieruchomości. Można ją co najwyżej traktować jako porozumienie wstępne (umowę przedwstępną), ale tylko wtedy, gdy spełnia wymogi art. 389 k.c., i to również z zastrzeżeniem jej formy.

Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 29 listopada 2018 r., I ACa 909/18, stwierdził:

„Uzgodnienie warunków sprzedaży nieruchomości drogą elektroniczną, choćby bardzo szczegółowe, nie zastępuje formy aktu notarialnego. Może ono co najwyżej stanowić podstawę roszczeń odszkodowawczych związanych z nienależytym prowadzeniem negocjacji, jeżeli spełnione są przesłanki odpowiedzialności z art. 72¹ k.c.”

Kiedy wystarczy forma dokumentowa, a kiedy lepiej zachować formę pisemną?

Zasadniczo można wyróżnić kilka praktycznych grup przypadków.

1. Umowy zawierane w zwykłym obrocie, bez szczególnych wymogów

Jeżeli ustawa nie wymaga żadnej szczególnej formy (poza formą ustną, która jest zawsze dopuszczalna), można korzystać z formy dokumentowej. Typowe przykłady: umowy o świadczenie usług, umowy B2B w codziennym obrocie, drobne umowy sprzedaży między przedsiębiorcami.

W takich wypadkach forma dokumentowa (e‑mail, SMS, komunikator) będzie wystarczająca zarówno dla ważności, jak i późniejszego udowodnienia umowy. Warto jednak zadbać o przejrzystość korespondencji, precyzyjne określenie stron i przedmiotu umowy oraz zachowanie archiwizacji wiadomości.

2. Umowy, w których ustawodawca wymaga co najmniej formy pisemnej

Przykładem jest wspomniane poręczenie, pewne umowy przewozu, a także liczne umowy regulowane przepisami szczególnymi (ustawa o kredycie konsumenckim, ustawa – Prawo bankowe itp.). Tam, gdzie ustawodawca wyraźnie mówi o „formie pisemnej pod rygorem nieważności”, forma dokumentowa nie będzie wystarczająca. Wymagany jest własnoręczny podpis (bądź kwalifikowany podpis elektroniczny).

Co ważne, strona nie może „umową wyłączyć” wymogu ustawowego. Jeżeli przepis bezwzględnie zobowiązuje do formy pisemnej, strony nie mogą skutecznie postanowić, że zawrą umowę „e-mailem i to wystarczy”.

3. Sytuacje, w których forma pisemna jest wymagana dla określonych skutków

Często forma pisemna jest wymagana nie dla ważności czynności, ale dla zastrzeżenia np. kar umownych, zmiany postanowień umowy czy wprowadzenia szczególnych warunków odpowiedzialności. Przykładowo strony mogą w umowie zastrzec, że:

„Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.”

W takim wypadku późniejsze „luźne” uzgodnienia e‑mailowe co do zmiany istotnych postanowień umowy nie wywołają skutków prawnych, bo nie dochowano formy pisemnej.

Sąd Najwyższy w wyroku z 23 stycznia 2014 r., II CSK 190/13, uznał:

„Jeżeli strony postanowiły, że zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, odstąpienie od tej formy również wymaga formy pisemnej. Zastrzeżenie to nie może być uchylone domniemaną wolą stron wyrażoną w sposób dorozumiany.”

Umowa przedwstępna a forma – dokumentowa, pisemna, notarialna

Szczególne znaczenie ma forma w kontekście umów przedwstępnych. Zgodnie z art. 389 § 1 k.c.:

„Umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy (umowa przedwstępna), powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej.”

Art. 390 § 2 k.c. dodaje:

„Jeżeli umowa przedwstępna nie spełnia wymogów, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, zobowiązany do jej zawarcia ponosi tylko odpowiedzialność odszkodowawczą.”

Przykład: jeśli umowa przyrzeczona (sprzedaży nieruchomości) musi być zawarta w formie aktu notarialnego, a umowa przedwstępna zostanie zawarta jedynie w formie dokumentowej (e‑mail), to:

– umowa przedwstępna jest ważna (co do zasady),
– ale strona uprawniona nie może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej w trybie art. 390 § 2 k.c. (nie ma roszczenia o zawarcie umowy),
– pozostaje jej jedynie roszczenie odszkodowawcze.

Sąd Najwyższy w uchwale z 14 maja 1998 r., III CZP 9/98, wskazał:

„Umowa przedwstępna sprzedaży nieruchomości zawarta bez zachowania formy aktu notarialnego nie daje podstaw do dochodzenia zawarcia umowy przyrzeczonej, lecz tylko do żądania naprawienia szkody poniesionej przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej.”

W praktyce oznacza to, że jeśli zależy nam na możliwości „zmuszenia” drugiej strony do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, umowa przedwstępna również powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Zawarcie jej jedynie „na mailu” (forma dokumentowa) lub w zwykłej formie pisemnej znacznie ogranicza nasze uprawnienia.

Strony „podnoszą poprzeczkę”: umowne zastrzeganie formy szczególnej

Poza przepisami ustawowymi strony często same zastrzegają wymaganą formę dla danej czynności. Najczęściej spotyka się w praktyce klauzule typu:

– „Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.”
– „Wypowiedzenie umowy wymaga zachowania formy pisemnej.”
– „Strony zgodnie postanawiają, że oświadczenia składane drogą e‑mailową spełniają wymogi formy dokumentowej.”

Takie klauzule są co do zasady dopuszczalne. Jeżeli strony zastrzegą formę pisemną dla czynności, dla której ustawa nie wymaga żadnej szczególnej formy, brak tej formy nie prowadzi do nieważności (chyba że wprost zastrzeżono rygor nieważności), ale rodzi określone skutki dowodowe lub interpretacyjne.

Sąd Najwyższy w wyroku z 9 września 2011 r., I CSK 696/10, zauważył:

„Umowne zastrzeżenie formy pisemnej dla określonej czynności, także pod rygorem nieważności, wiąże strony w tym sensie, że odstąpienie od tej formy wymaga wyraźnego porozumienia, które samo powinno nastąpić w zastrzeżonej formie.”

Z punktu widzenia praktyki warto rozróżnić:
– zastrzeżenie formy pisemnej „dla celów dowodowych” – bez rygoru nieważności,
– zastrzeżenie formy pisemnej „pod rygorem nieważności” – co oznacza, że odstąpienie od tej formy w sposób dorozumiany jest ryzykowne.

Dowodowe znaczenie formy dokumentowej i pisemnej w sporze sądowym

Forma dokumentowa i pisemna spełniają bardzo istotną funkcję w postępowaniu cywilnym – pozwalają na udowodnienie zawarcia umowy i jej treści.

Dokumenty prywatne, w tym wydruki e‑maili, podlegają ocenie na zasadzie art. 245 k.p.c.:

„Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.”

W przypadku dokumentów w formie elektronicznej znaczenie ma art. 243¹ k.p.c.:

„Środki dowodowe obejmują w szczególności dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych, oględziny oraz przesłuchanie stron. (…) Dokumenty mogą mieć postać tradycyjną lub elektroniczną.”

Sądy powszechnie dopuszczają użycie wydruków korespondencji e‑mail, zrzutów ekranu z komunikatorów, a nawet nagrań rozmów (oczywiście z zachowaniem przepisów o ochronie dóbr osobistych i tajemnicy komunikacji). W zakresie oceny, na ile dany dokument rzeczywiście pochodzi od oznaczonej osoby, sąd korzysta z całokształtu okoliczności sprawy i zasady swobodnej oceny dowodów.

Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 12 czerwca 2013 r., I ACa 205/13, podkreślił:

„Korespondencja e-mailowa, nawet jeśli nie jest opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, może stanowić dowód zawarcia umowy i jej treści, jeżeli z całokształtu okoliczności wynika, że pochodzi ona od określonych osób i jest przez nie aprobowana.”

Podsumowanie: praktyczne wskazówki

Zestawiając powyższe rozważania, można wskazać kilka kluczowych wniosków dla praktyki:

Po pierwsze, forma dokumentowa jest w wielu przypadkach w pełni wystarczająca, zwłaszcza w obrocie gospodarczym, ale nie zastępuje formy pisemnej tam, gdzie ta jest wymagana pod rygorem nieważności.

Po drugie, wszelkie czynności dotyczące nieruchomości, umów majątkowych małżeńskich, ustanowienia odrębnej własności lokalu, niektórych umów spółek czy zbycia przedsiębiorstwa co do zasady wymagają formy aktu notarialnego. W tych przypadkach żadne maile, SMS-y ani nawet zwykłe umowy pisemne nie zastąpią wizyty u notariusza.

Po trzecie, kwalifikowany podpis elektroniczny zrównany jest z formą pisemną. Jeżeli strona dysponuje takim podpisem, może zdalnie zawierać wiele umów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności, bez fizycznego podpisywania papierowych egzemplarzy.

Po czwarte, przy umowach przedwstępnych dotyczących nieruchomości wybór formy ma fundamentalne znaczenie dla zakresu roszczeń – jeśli chcemy mieć roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej, umowa przedwstępna powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.

Po piąte, warto w umowach precyzyjnie regulować kwestie formy: wskazywać, że komunikacja e‑mailowa jest uznawana za formę dokumentową oraz określić, które oświadczenia muszą mieć formę pisemną (np. wypowiedzenie, zmiany umowy), a które mogą być składane w formie dokumentowej.

Mec. Anna Lis podsumowuje:

„W dobie cyfryzacji granica między formą dokumentową a pisemną dla wielu przedsiębiorców jest nieostra. Tymczasem z punktu widzenia prawa nadal istnieje duża różnica między „mailem bez podpisu” a dokumentem z własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Świadome zarządzanie formą czynności prawnych to dzisiaj element zarządzania ryzykiem prawnym w każdej firmie.”

Q&A – najczęstsze pytania dotyczące formy dokumentowej i notarialnej

Czy umowę można ważnie zawrzeć e‑mailem bez podpisu?

Tak, o ile przepisy nie wymagają formy szczególnej (pisemnej, elektronicznej, aktu notarialnego) pod rygorem nieważności. E‑mail spełniający wymogi art. 77² i 77³ k.c. będzie formą dokumentową, która jest wystarczająca dla ważności większości umów cywilnych (np. umów o świadczenie usług, umów B2B, umów sprzedaży ruchomości). Wyjątkiem są umowy, dla których ustawa przewiduje formę pisemną lub notarialną.

Czy e‑mail może zastąpić umowę pisemną wymaganą pod rygorem nieważności?

Nie. Jeżeli ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, np. przy oświadczeniu poręczyciela (art. 876 § 2 k.c.), sama korespondencja e‑mailowa (bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego) nie spełnia wymogu formy pisemnej. Wymagany jest własnoręczny podpis lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy umowa sprzedaży mieszkania zawarta SMS-em lub e‑mailem jest ważna?

Nie. Umowa sprzedaży nieruchomości musi być zawarta w formie aktu notarialnego (art. 158 k.c.). Zawarcie takiej umowy wyłącznie za pomocą korespondencji elektronicznej powoduje jej nieważność jako umowy przenoszącej własność. Może to jednak mieć znaczenie np. dla rozliczeń stron lub odpowiedzialności za zerwanie negocjacji.

Czy umowa przedwstępna sprzedaży mieszkania musi być zawarta u notariusza?

Nie musi, ale jeśli chcemy mieć silne roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej (tzw. roszczenie o przeniesienie własności), umowa przedwstępna powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. W przeciwnym razie (np. przy zwykłej formie pisemnej lub dokumentowej) strona może dochodzić tylko odszkodowania, a nie samego zawarcia umowy sprzedaży.

Czy profil zaufany ePUAP jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu?

Nie w rozumieniu art. 78¹ k.c. Profil zaufany jest narzędziem specyficznym dla kontaktów z administracją publiczną i na gruncie przepisów szczególnych (np. ustawy o informatyzacji) często jest zrównany z podpisem odręcznym. Jednak w stosunkach cywilnych prywatnych (pomiędzy przedsiębiorcami, osobami fizycznymi) klasyczny profil zaufany nie zastępuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego, chyba że dana ustawa wyraźnie tak stanowi.

Czy strony mogą same umówić się, że korespondencja e‑mail ma „moc pisemną”?

Strony mogą umownie zrównywać e‑mail z formą dokumentową lub uznawać go za wystarczający do składania określonych oświadczeń (np. powiadomień, zgłoszeń reklamacyjnych). Nie mogą jednak w ten sposób uchylić bezwzględnego wymogu ustawowego formy pisemnej pod rygorem nieważności lub aktu notarialnego. Innymi słowy: w relacjach między sobą mogą „obniżać” swoje wymagania, ale nie mogą uchylać norm bezwzględnie obowiązujących.

Czy skan podpisanej umowy przesłany e‑mailem spełnia wymóg formy pisemnej?

Co do zasady – nie w pełni. Skan zawiera obraz podpisu, ale nie jest dokumentem z własnoręcznym podpisem w rozumieniu art. 78 k.c. W orzecznictwie i praktyce przyjmuje się jednak, że przesłanie skanu może potwierdzać złożenie oświadczenia woli, a w połączeniu z innymi okolicznościami (np. późniejsze zachowanie stron) może zostać uznane za skuteczne zawarcie umowy. Z punktu widzenia „ortodoksyjnej” formy pisemnej lepsze jest jednak posiadanie oryginałów z podpisami lub użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czy mogę zawrzeć umowę najmu mieszkania wyłącznie ustnie?

Tak, ale z istotnym zastrzeżeniem. Umowa najmu zawarta na czas dłuższy niż rok, jeżeli nie ma formy pisemnej, poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 k.c.). W interesie obu stron jest więc zachowanie formy pisemnej, aby precyzyjnie określić czas trwania najmu i inne kluczowe postanowienia.

Czy notariusz jest zawsze konieczny przy „mieszkaniu”?

Notariusz jest konieczny przy przenoszeniu własności nieruchomości (kupno, sprzedaż, darowizna, zamiana), ustanawianiu odrębnej własności lokalu, a także przy zawieraniu małżeńskich umów majątkowych dotyczących nieruchomości. Nie jest natomiast potrzebny przy samym najmie lokalu czy przy zawieraniu umów rezerwacyjnych, choć często dla bezpieczeństwa strony decydują się na formę notarialną również takich umów.

Jak najprościej zapamiętać, kiedy potrzebny jest notariusz?

W uproszczeniu: zawsze wtedy, gdy:
– w grę wchodzi nieruchomość (kupno, sprzedaż, darowizna, ustanowienie odrębnej własności lokalu),
– czynność dotyczy ważnych stosunków rodzinnych (umowa majątkowa małżeńska),
– ustawa wyraźnie wymaga „aktu notarialnego” dla określonej czynności (np. niektóre umowy spółek, zbycie przedsiębiorstwa, w niektórych przypadkach ustanowienie służebności).

We wszystkich innych sytuacjach punkt wyjścia to sprawdzenie, czy ustawa wymaga formy pisemnej (zwykłej lub pod rygorem nieważności) – dopiero na drugim planie zastanawiamy się, czy wystarczy forma dokumentowa, czy też konieczny jest tradycyjny podpis albo kwalifikowany podpis elektroniczny.